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300-14



Richtlinie für den Gebrauch des elektronischen Postverkehrs in
Justizverwaltungssachen der Gerichte und Staatsanwaltschaften
(E-Mail-Richtlinie – EMailRL M-V)



Verwaltungsvorschrift des Justizministeriums



Vom 10. Dezember 2013 – III 111a - 1463-26SH –



VV Meckl.-Vorp. Gl. Nr. 300 - 14



Fundstelle: AmtsBl. M-V 2013 S. 849

Geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 20.07.2018 (AmtsBl. M-V 2018 S. 428)





1.


Zur Beschleunigung des Berichtswesens, zur Kostensenkung bei der Postbeförderung und zur Umsetzung der deutschen Nachhaltigkeitsstrategie soll für die Versendung von Berichten und Erlassen in allen geeigneten Fällen vorrangig der elektronische Postverkehr genutzt werden. Dies gilt insbesondere für Schreiben, deren Anlagen elektronisch bearbeitet werden sollen. Ein paralleler Versand durch die Briefpost soll nicht erfolgen. Die äußere Form der Dokumente soll der Schriftform entsprechen. Das gilt nicht für Mitteilungen, die nicht Bestandteil der Akten werden sollen. Der Dienstweg ist einzuhalten.




2.


Schreiben, die schützenswerte personenbezogene Daten oder vertrauliche oder dem Geheimschutz unterliegende Informationen enthalten, dürfen nur dann mit der elektronischen Post befördert werden, wenn die Vertraulichkeit dieser Informationen sichergestellt ist. Ferner scheidet ein Gebrauch der elektronischen Post aus, wenn:


a)
das Schreiben auf Anlagen Bezug nimmt, die nur durch herkömmliche Post übersandt werden können,


b)
eine Urkunde versandt werden soll,


c)
sonstige rechtliche oder sachliche Hindernisse der elektronischen Übersendung entgegenstehen.




3.


Berichte und Erlasse per E-Mail sind grundsätzlich an die zentralen Eingangsstellen der Gerichte und Staatsanwaltschaften zu adressieren. Die Dokumente sind ausschließlich als Anhänge zu versenden. Die E-Mail selbst fungiert lediglich als „Briefumschlag“. Die Versendung eines Dokumentes in Justizverwaltungssachen per E-Mail verlangt einen schlussgezeichneten Vorgang. Die Reinschrift des Berichts oder Erlasses ist der E-Mail als Dateianhang anzufügen. Sie wird lediglich „gezeichnet“. Ein Beglaubigungsvermerk entfällt. Die ausgehende E-Mail hat einen den Gegenstand der Sendung kurz charakterisierenden Betreff zu enthalten, soweit datenschutzrechtliche Belange nicht entgegenstehen. Die Nutzung des Feldes „cc“ zur Vorabunterrichtung weiterer Empfänger ist zulässig, ersetzt aber nicht die Mitzeichnung nach der Gemeinsamen Geschäftsordnung I der Ministerien des Landes Mecklenburg-Vorpommern. Die Nutzung des Feldes „bcc“ ist untersagt. Die Behördenleitung regelt in eigener Verantwortung die Zuständigkeit für die Versendung von E-Mails in Justizverwaltungssachen und die Art und Weise der Dokumentation für die Akten.




4.


4.1


4.1.1


Bei jeder Behörde wird eine zentrale Stelle für den Eingang von E-Mails eingerichtet. Diese Stelle besitzt folgende E-Mail-Adresse:




Die zentrale E-Mail-Adresse des Justizministeriums lautet:




Das zugehörige Postfach ist mehrmals täglich auf Eingänge zu kontrollieren.


4.1.2


Die zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter des zentralen Eingangs


a)
bestätigt, soweit erforderlich, den Eingang der E-Mail,


b)
löscht E-Mails und Dateianhänge, deren Urheber unbekannt ist, die keinen erkennbaren dienstlichen Bezug haben, die „zu sofortiger Handlung in Bezug auf den Inhalt oder Anhang der E-Mail auffordern“ oder bei denen aus anderen Gründen der Verdacht besteht, dass sie schädliche Inhalte enthalten; in Zweifelsfällen ist der zuständige IT-Ansprechpartner heranzuziehen,


c)
sendet Irrläufer zurück,


d)
leitet E-Mails in Rechtssachen ohne vorherigen Ausdruck und ohne Beteiligung der Serviceeinheit ausschließlich elektronisch an die zuständige Dezernentin oder den zuständigen Dezernenten zur Entscheidung nach Nummer 4.4 dieser Richtlinie weiter,


e)
informiert den Absender, wenn eine E-Mail und/oder ein Dateianhang nicht lesbar ist,


f)
überführt die E-Mails in Justizverwaltungssachen in den Geschäftsgang.


Das Nähere zu f) (Weiterleitung als Ausdruck und/oder als Datei) regelt die Behördenleitung in eigener Verantwortung unter Beachtung oben genannter Grundsätze und unter Berücksichtigung der eingeschränkten Speicherkapazität des E-Mail-Postfaches.


4.2


Für jeden unmittelbaren Empfänger einer E-Mail gilt Nummer 4.1 entsprechend.


4.3


Der elektronische Rechtsverkehr ist in Mecklenburg-Vorpommern eröffnet. Davon ausgenommen sind Grundbuchsachen mit Ausnahme der Beschwerdeverfahren gemäß § 71 Absatz 1 der Grundbuchordnung. Zur Entgegennahme elektronischer Dokumente sind für die Gerichte und Staatsanwaltschaften elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfächer (EGVP) eingerichtet.


4.4


Jede Dezernentin und jeder Dezernent (Richterin/Richter, Staatsanwältin/Staatsanwalt, Amtsanwältin/Amtsanwalt, Rechtspflegerin/Rechtspfleger) bestimmt in eigener Verantwortung unter Beachtung der geltenden Rechtslage über die Nutzung von E-Mails in Rechtssachen.


4.5


In Justizverwaltungssachen ist bei Abwesenheit des Inhabers eines dienstlichen E-Mail-Kontos dafür Sorge zu tragen, dass die Absender von E-Mails durch eine automatische Antwort von der Abwesenheit des Adressaten informiert werden und sie weiter darüber unterrichtet werden, an welche Vertretung sie sich wenden können beziehungsweise an welches E-Mail-Postfach sie ihre E-Mail senden können. Die Weiterleitung der eingehenden E-Mails an die Vertretung liegt im Ermessen des E-Mail-Kontoinhabers. Nach Beendigung der Abwesenheit sind die entsprechenden Einstellungen zurückzusetzten.




5.


Alle am elektronischen Postverkehr Beteiligten haben die Anweisungen zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit auf allen Ebenen zu beachten. Zur Gewährleistung eines sicheren und reibungslosen E-Mail-Verkehrs werden Fehlerzustände, Zeit und Fehlerschlüssel automatisch mitprotokolliert. Besteht der Verdacht auf missbräuchliche Verwendung eines E-Mail-Kontos, kann mit Zustimmung der zuständigen Personalvertretung der über dieses Konto erfolgende E-Mail-Verkehr mitprotokolliert werden. Es werden automatisierte, technische Anlagen betrieben, die der Erkennung von Nachrichten und Anhängen dienen, die die Systemsicherheit gefährden können. Hierzu zählt die zentrale Spam-/Viren-Filterung bei der automatisch auf den Header oder Inhalte zugegriffen wird. Im Verdachtsfalle wird automatisiert in den Nachrichtenlauf eingegriffen und E-Mails oder deren Anhänge ganz oder teilweise unterdrückt. Absender wie auch Empfänger werden über die jeweils ergriffenen Maßnahmen gegebenenfalls benachrichtigt.




6.


E-Mail-Adressen werden nur eingerichtet, wenn hierfür ein dienstliches Bedürfnis besteht. Die E-Mail-Adressen für die Beschäftigten des Geschäftsbereichs des Justizministeriums werden nach dem Schema Vorname.Name@Bezeichnung der Dienststelle.mv-justiz.de und für Funktionsstellen nach dem Schema Funktion@Bezeichnung der Dienststelle.mv-justiz.de gebildet. Die private Nutzung der dienstlich zur Verfügung gestellten E-Mail-Adresse ist untersagt.




7.


Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft und am 31. Dezember 2023 außer Kraft. Mit dem Inkrafttreten dieser Verwaltungsvorschrift tritt die Anlage 2 der Geschäftsordnungsvorschriften für die Gerichte und Staatsanwaltschaften des Landes Mecklenburg-Vorpommern vom 23. Februar 2006 (unveröffentlicht) außer Kraft.




AmtsBl. M-V 2013 S. 849