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§ 5
Führung der Unterlagen, Dauer der Aufbewahrung

(1) Notarinnen und Notare führen die folgenden Bücher und Verzeichnisse:

1.
die Urkundenrolle,
2.
das Verwahrungsbuch,
3.
das Massenbuch,
4.
das Erbvertragsverzeichnis,
5.
die Anderkontenliste,
6.
die Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch,
7.
Dokumentationen zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten,
8.
im Bereich der Notarkasse in München und der Ländernotarkasse in Leipzig das Kostenregister.

Sie führen folgende Akten:

1.
die Urkundensammlung,
2.
Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste,
3.
die Nebenakten,
4.
die Generalakten.

(2) Notarinnen und Notare erstellen jährliche Geschäftsübersichten und Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte.

(3) Die Unterlagen sind in der Geschäftsstelle zu führen. Im Rahmen der elektronischen Datenverwaltung bedient sich die Notarin oder der Notar zur automationsgestützten Führung der Bücher und Verzeichnisse der hierfür nach § 27 Absatz 3 betriebenen Systeme und darf die für die Führung dieser Bücher und Verzeichnisse erforderlichen Daten auf diesen Systemen verarbeiten; die Vertraulichkeit und Integrität der Daten sind durch geeignete Verfahren nach dem jeweiligen Stand der Technik sicherzustellen. Die Notarin oder der Notar hat eine Bescheinigung des Systembetreibers darüber einzuholen, dass es sich um ein System nach § 27 Absatz 3 handelt und welche Verfahren zur Anwendung kommen. Zur Führung der Unterlagen dürfen nur Personen herangezogen werden, die bei der Notarin oder dem Notar beschäftigt sind; die Beauftragung dritter Personen oder Stellen ist unzulässig.

(4) Für die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen gilt Folgendes:

-
Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4): 100 Jahre,
-
Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
-
Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, wie zum Beispiel Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
-
Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre.

Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 der Dienstordnung für Notare in der ab 1. Januar 1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von Satz 1 100 Jahre aufzubewahren. Die vor dem 1. Januar 1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den in Satz 1 Spiegelstrich 1 und in Satz 2 genannten Fristen bis auf Weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist.