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1104-15



Aktenordnung für die Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern



Bekanntmachung des Ministeriums für Inneres und Sport

Vom 12. Dezember 2014 – II 120 – 0211-20000-2014/010-003 –

VV Meckl.-Vorp. Gl. Nr. 1104 – 15



Fundstelle: AmtsBl. M-V 2014 S. 1212





Inhaltsübersicht



1

Allgemeines

2

Begriffsbestimmungen

3

Grundsätze der Führung von Akten und Vorgängen

4

Aktenrahmenplan des Landes

5

Bildung von Akten-, Vorgangs- und Geschäftszeichen

6

Verfahren bei Aufgabenverlagerungen

7

Schriftgutverwaltung

8

Altregistratur

9

Aufbewahrungsfristen

10

Abgabe an das Staatliche Archiv des Landes

11

Vernichtung

12

Verfilmung und Digitalisierung

13

Elektronische Unterlagen

14

Schlussvorschriften

15

Anlage 1 (Aktenrahmenplan)

16

Anlage 2 (Aktenvorblatt Muster)

17

Anlage 3a (Mindestmetadaten im DMS)

18

Anlage 3b (Mindestmetadaten im VBS)

19

Anlage 4a (Aussonderungsverzeichnis Papierakten)

20

Anlage 4b (Anbieteliste)

21

Anlage 5 (Abgabeverzeichnis Papierakten)

22

Anlage 6 (Katalog der Aufbewahrungsfristen)

23

Anlage 7 (Antrag auf Änderung oder Ergänzung des Aktenrahmenplanes)



_____

1


1.1


Am 29. April 2008 beschloss das Kabinett (Vorlage 50/08), dass in der Landesregierung das elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA® bis Ende 2013 eingeführt wird. Nach der erfolgreichen Einführung von DOMEA® als Vorgangsbearbeitungssystem, das heißt, als technisches Mittel zur Umsetzung der elektronischen Akte als führende Akte auf der Ebene der obersten Landesverwaltung vom Posteingang bis zum Postausgang, werden das Konzept eVerwaltung des Bundesministeriums des Innern und die Änderung des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes umgesetzt. Bis zum 1. Januar 2020 soll dies auch für die übrigen Bereiche der Landesverwaltung geschehen.


1.2


Mit der Aktenordnung werden Mindeststandards für die Aktenführung innerhalb der Landesverwaltung vorgegeben.


Sie gilt für die gesamte Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern, sowohl für die papiergebundene als auch für die elektronische Aktenführung. Sofern in Bezug auf die elektronische Aktenführung abweichende Regelungen zur Papieraktenhaltung gelten, wird hierauf gesondert hingewiesen.


Wird ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt, sind ab diesem Zeitpunkt Akten und Vorgänge grundsätzlich elektronisch zu führen. Spätestens mit Einsatz der Vorgangsbearbeitung wird die elektronische Akte zur führenden Akte erklärt. Inwieweit Dokumente aus Fachverfahren einzubeziehen sind, ist im Einzelfall zu prüfen.


Eine längerfristige (> 1 Monat) Speicherung von aktenrelevanten Dokumenten außerhalb eines DMS, zum Beispiel in einem E-Mail- oder Datei-System, ist aus organisatorischen und technischen Gründen zu vermeiden; die Speicherung ersetzt nicht die Führung von Akten und Vorgängen. Die Zuordnung von selbst erstellten aktenrelevanten Dokumenten zu einer Akte oder einem Vorgang hat sofort zu erfolgen. Unmittelbar nach Abschluss der Bearbeitung eines Vorgangs oder einer Akte hat die zdA-Verfügung zu erfolgen.


1.3


Änderungen bedürfen der Zustimmung der Konferenz der Leiter der Allgemeinen Abteilungen der obersten Landesbehörden, soweit sie sich nicht bereits unmittelbar aus rechtlichen Vorgaben ergeben.


Sofern einzelne Bereiche beabsichtigen die Aktenordnung oder Teile davon nicht anzuwenden, bedarf dies der Zustimmung des Ministeriums für Inneres und Sport. Das zuständige Fachministerium hat hierzu einen entsprechenden Antrag zu stellen. Bei der Genehmigung solcher Anträge ist das Prinzip der Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns zu beachten. Für die elektronische Akte gilt, dass Abweichungen von den Grundregeln dieser Aktenordnung zusätzlichen finanziellen Aufwand bei der Systemanpassung bedeuten können. Die Zustimmung zu diesen Änderungen bedarf zusätzlich der Zustimmung des Competence Center DOMEA (CCD).


Der Ausschuss für Organisationsfragen (AfO) begleitet die Fortentwicklung dieser Aktenordnung und der darauf beruhenden Anweisungen.


Die Führung der elektronischen Akte wird in der obersten Landesverwaltung durch konkrete Dienstanweisungen geregelt, die auf einem Leitfaden beruhen, der vom CCD gepflegt wird.


2


2.1


Dokumente sind Medien mit Informationen, die entweder analog (Papier-, Bild-, Tonmedien) oder digital (Dateien in verschiedenen Formaten) erstellt und verwaltet werden. Zu Dokumenten gehören auch alle ergänzenden Angaben (z. B. Metainformationen), die zum Verständnis der Dokumente notwendig sind.


2.1.1


Weglegesachen sind Dokumente, die aufgrund der geringen Bedeutung ihres Inhalts für eine längerfristige Aufbewahrung nicht benötigt werden (u. a. Werbemitteilungen, Festtagsgrüße, Konferenzeinladungen).


2.2


Ein Vorgang ist die unterste, sachlich nicht mehr teilbare Einheit von zusammengehörenden Dokumenten aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls. Ein Vorgang ist Teileinheit einer Akte.


Die Verwendung des Begriffs „Vorgang“ aus prozessbezogener Sicht bleibt unberührt.


2.3


Eine Akte ist die geordnete Zusammenstellung von Dokumenten und Vorgängen, die bei der Erledigung einer Aufgabe entstehen. Eine Akte wird mit eigenem Aktenzeichen und eigener Inhaltsbezeichnung (Aktenbetreff) gekennzeichnet.


Akten können in allgemeine Akten (A-Akten) und besondere Akten (B-Akten) unterschieden werden.


2.3.1


Persönliche Akten sind Akten, die der Sammlung von persönlichen Dokumenten mit dienstlichem Hintergrund (z. B. Dienstreiseanträge, Anträge auf Zeitausgleich, Urlaubsanträge oder -karten) dienen. Aktenrelevante Unterlagen dürfen nicht in persönlichen Akten abgelegt werden. Die Kennzeichnung im DMS erfolgt abweichend von der Aktenzeichenbildungsregel.


Persönliche Akten unterliegen nicht den Regelungen dieser Aktenordnung.


2.3.2


Personalakten sollen nach einheitlichen Regelungen geführt werden.


2.4


Eine Hybridakte, ein Hybridvorgang besteht aus Papier- und elektronischen Dokumenten. Im DMS werden nur die nicht digitalisierbaren aktenrelevanten Unterlagen in einer Papierakte aufbewahrt.


2.5


Ein Band ist Teil einer Papierakte (z. B. Ordner, Hefter). Die Einheit der Akte wird durch das Anlegen von Fortsetzungsbänden nicht berührt. Im DMS werden keine Bände geführt.


2.6


Der Aktenrahmenplan stellt eine systematische Übersicht der für die Ordnung von Akten zu verwendenden Grobbetreffe (Betreff des Aktenrahmenplans) dar und ordnet diesen Zeichenfolgen (Buchstaben oder Ziffern) zu. Er gliedert sich in Aktengruppen, die sich in verschiedene weitere Gruppen untergliedern.


2.7


Das Aktenzeichen besteht aus einer Zeichenfolge des Aktenrahmenplans und weiteren Zeichen. Durch das Aktenzeichen unterscheiden sich die angelegten Akten.
Das Aktenzeichen stellt innerhalb eines DMS das grundlegende Unterscheidungsmerkmal zwischen allen Akten dar. Es darf im ressortübergreifenden Gesamtaktenbestand von den Ministerien und der Staatskanzlei nur einmal vergeben werden.


2.8


Durch das Vorgangszeichen unterscheiden sich die einzelnen Vorgänge innerhalb einer Akte. Es besteht aus dem Aktenzeichen, einem Bindestrich und zusätzlichen Zeichen.


2.9


Das Geschäftszeichen wird, wie unter Nummer 5.3 dargestellt, gebildet. Es wird im Schriftverkehr nach außen verwandt.


2.10


Die verantwortliche Organisationseinheit ist das für die Führung der Akte verantwortliche Referat. Es wird mit seiner Kurzbezeichnung „römische Zahl“ (gemäß Organisationserlass des Ministerpräsidenten) für das Ministerium oder die Staatskanzlei und der Kurzbezeichnung für das Referat gemäß Geschäftsverteilungsplan dargestellt.


2.11


Der Federführende ist der für die Führung der Akte verantwortliche Bearbeiter; er wird mit seiner Kurzbezeichnung gemäß Geschäftsverteilungsplan dargestellt.




2.12


Metadaten sind Daten über Akten, Vorgänge und Dokumente, die deren Inhalt, Kontext und Struktur beschreiben und deren Verwaltung ermöglichen oder erleichtern. Zu den Metadaten gehören inhaltliche Merkmale, Ordnungskriterien, Bearbeitungs- und Protokollinformationen über den Verlauf des Geschäftsgangs sowie technische Angaben.


2.13


Dokumentenmanagementsysteme in der Verwaltung dienen der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente bis zum Zeitpunkt der Archivierung oder der Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.


2.14


Vorgangsbearbeitungssysteme steuern den Bearbeitungsweg einer elektronischen Akte statusabhängig von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz, das heißt in einem solchen System werden Dokumente zum Teil erzeugt, bearbeitet und gezeichnet (Mit- oder Schlusszeichnung).


2.15


Die Registratur ist die mit der Schriftgutverwaltung besonders beauftragte Stelle. Sie kann auch Teil einer mit der Schriftgutverwaltung beauftragten Serviceeinheit sein.
Die Registratur einer Behörde bildet die Grundlage für das aktenordnungsgemäße Verwaltungshandeln und ist daher ein grundlegendes Element ihres Wissensmanagements.


2.16


Als Altregistratur bezeichnet man den Teil des Schriftguts, dessen Bearbeitung abgeschlossen ist und dessen Aufbewahrungsfrist mit dem Abschluss der Bearbeitung begonnen hat.


2.17


Im Folgenden ist unter einem Archiv das „Staatliche Archiv“ im Sinne des Landesarchivgesetzes zu verstehen.


Archivgut sind alle archivwürdigen Akten und Vorgänge, die zur dauernden Aufbewahrung vom Staatlichen Archiv übernommen werden. Das Archivgut entsteht aus denjenigen Akten und Vorgängen, die zur Erfüllung der Aufgaben in den Behörden nicht mehr benötigt werden und deshalb dem Staatlichen Archiv zur Übernahme angeboten werden müssen.


2.18


Unter Aufbewahrung wird die Vorhaltung von Akten und Vorgängen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in der Verfügungsgewalt der Dienststelle verstanden.


2.19


Aussonderung bedeutet das Aussortieren von Akten und Vorgängen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die Aussonderung erfolgt nach einem geregelten Verfahren, das die Anbietung an das Staatliche Archiv, die Bewertung durch die Archivare sowie die anschließende Archivierung der Akten im Staatlichen Archiv oder die Vernichtung oder Löschung der Akten und Vorgänge durch die aktenführende Stelle beinhaltet. Die Vernichtung oder Löschung der angebotenen und als nicht archivwürdig bewerteten Akten und Vorgänge erfolgt erst nach Abgabe der archivwürdigen Akten und Vorgänge an das Staatliche Archiv, spätestens jedoch sechs Monate nach Übergabe an das zuständige Archiv.


3


Die Vollständigkeit der Akten und Vorgänge sowie die Integrität, Authentizität, Lesbarkeit und Vertraulichkeit der Dokumente ist bis zur Übergabe an das Staatliche Archiv oder bis zur Vernichtung nicht archivwürdiger Dokumente zu gewährleisten.


3.1


Der Stand und die Entwicklung der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls müssen jederzeit aus der Akte oder aus dem Vorgang nachvollziehbar sein. In der Akte oder im Vorgang müssen alle aktenrelevanten Dokumente enthalten sein.


3.2


Dokumente dürfen weder beschädigt noch inhaltlich ohne Befugnis verändert oder gelöscht oder vernichtet werden. Zulässige Anmerkungen, Zusätze und Streichungen in Akten, Vorgängen oder Dokumenten müssen so angebracht werden, dass sie erkennbar und nachvollziehbar sind.


3.3


Aus dem Dokument muss nachweisbar hervorgehen, wer es erstellt, geändert, mitgezeichnet oder schlussgezeichnet hat.


3.4


Die Lesbarkeit der Dokumente ist dauerhaft sicherzustellen. Elektronische Dokumente sind in einem gängigen und zukunftsfähigen Dateiformat zu speichern, wobei gewährleistet sein muss, dass diese auch außerhalb der speichernden Stelle gelesen werden können. Die entsprechenden Formate werden in Absprache mit dem Staatlichen Archiv festgelegt.


3.5


Es ist sicherzustellen, dass Informationen nur Befugten in der zulässigen Weise zugänglich sind.


3.6


Akten und Vorgänge stehen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des jeweiligen Ministeriums, der Staatskanzlei oder einer Behörde gemäß den grundsätzlich in der jeweiligen Dienstanweisung festgelegten Zugriffsrechten zur Verfügung.


4


Der Aktenrahmenplan (vgl. Anlage 1) gliedert sich in Aktengruppen 1. (eine Ziffer) bis 4. Ordnung (vier Ziffern).


Der Aktenrahmenplan des Landes wird um den auf der Grundlage des Generalaktenplans der Justiz erstellten Aktenplan des Justizministeriums und um den Aktenplan für die Finanzverwaltung ergänzt.


Die Entscheidung, welche Aktenpläne – Aktenrahmenplan des Landes oder die ergänzenden Aktenpläne – verwendet werden, obliegt dem jeweiligen Ressort in eigener Zuständigkeit.


Für die Dauer der zusätzlichen Zuständigkeit des Geheimschutzbeauftragten des Ministeriums für Inneres und Sport und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Aufgaben der Verfassungsschutzabteilung des Ministeriums für Inneres und Sport gilt für die Akten des Geheimschutzbeauftragten des Ministeriums für Inneres und Sport ebenfalls eine Ausnahme von der Anwendungspflicht für den Aktenrahmenplan.


Der Aktenrahmenplan gilt ferner nicht für Schriftgut, für das bereits aufgrund rechtlicher Vorgaben eine andere Ordnungssystematik besteht.


Der Aktenrahmenplan wird durch das Ministerium für Inneres und Sport zentral gepflegt. Änderungs- und Ergänzungswünsche bezüglich des Landes-Aktenrahmenplans sind beim Ministerium für Inneres und Sport zu beantragen (Anlage 7) und dürfen erst nach der Zustimmung durch das Ministerium für Inneres und Sport angewendet werden. Nach erfolgter Änderung des Aktenrahmenplanes sendet das Ministerium für Inneres und Sport den Ministerien den aktualisierten Aktenrahmenplan mit Hervorhebung der Änderungen zu. Das Ministerium für Inneres und Sport veranlasst, dass die Änderungen in das DMS eingepflegt werden.


Die Zuständigkeit kann vom Ministerium für Inneres und Sport auf andere Behörden übertragen werden.


Die ergänzenden Aktenpläne werden durch das jeweils nutzende Ressort gepflegt. Sofern mehrere Ressorts den gleichen ergänzenden Aktenplan nutzen, erfolgt zwischen diesen Ressorts eine Vereinbarung darüber, welches Ressort die zentrale Pflege übernimmt.


5


5.1


Die Bildung eines Aktenzeichens erfolgt folgendermaßen:


-
Die dem Betreff des Aktenrahmenplans zugeordnete Zeichenfolge stellt den ersten Teil des Aktenzeichens dar. Dem folgt ein Bindestrich als Trennzeichen.


-
Der zweite Teil des Aktenzeichens ergibt sich aus einer bis zu fünfstelligen Zeichenfolge und einem Bindestrich als Trennzeichen.


-
Der dritte Teil des Aktenzeichens ergibt sich aus dem Jahr (vierstellig), in dem die Akte angelegt wurde, einem Schrägstrich als Trennzeichen und einer dreistelligen fortlaufenden Nummer. Die Vergabe dieses Aktenzeichenteils erfolgt ressortübergreifend. Die fortlaufende Nummerierung erfolgt auf der Grundlage der Zeichenfolge des Aktenrahmenplans.


Beispiel: erste Akte aus 2014 unter dem Akten-Rahmenplanbetreff „Allgemeines (Schriftgutverwaltung)“


Zeichenfolge des Aktenrahmenplans


max. fünfstellige Zeichenfolge


Jahr/lfd.
Nummer









0240-


xxxxx-


2014/001



5.2


Das Vorgangszeichen setzt sich zusammen:


-
aus dem Aktenzeichen der Akte, zu der der Vorgang zugeordnet werden soll,


-
aus einem Bindestrich als Trennzeichen und einer dreistelligen fortlaufenden Nummerierung.


Beispiel: erster Vorgang zur obigen Akte „0240-xxxxx-2014/001“


Aktenzeichen


dreistellige Nummer






0240-xxxxx-2014/001


-001



5.3


Das Geschäftszeichen beinhaltet:


-
das Kennzeichen der für die Führung der Akte verantwortlichen Organisationseinheit,


-
einen Bindestrich als Trennzeichen,


-
das Akten- oder Vorgangszeichen.


Beispiel: erste Akte aus 2014 unter dem Aktenrahmenplanbetreff „Allgemeines (Schriftgutverwaltung)“ des Referats 120 des Ministeriums für Inneres und Sport


verantw. OE


Trennzeichen


Aktenzeichen









II120


-


0240-xxxxx-2014/001



5.4


Die Festlegung von Bildungsregeln für Behörden des Geschäftsbereichs erfolgt durch das jeweilige Ministerium oder die Staatskanzlei in eigener Zuständigkeit. Die Bildungsregeln sind für die Behörden des Geschäftsbereichs, die ein gemeinsames Aufgabengebiet bearbeiten, einheitlich behördenübergreifend festzulegen. Beim Übergang zur elektronischen Akte sind die Regelungen gemäß Nummer 4 anzuwenden.


6


Für den Fall von Aufgabenverlagerungen auf Behörden mit unterschiedlichen Aktenplänen (siehe Nummer 4) werden die ursprünglichen Aktenzeichen fortgeführt. Die abgebende Dienststelle hat der neu zuständigen Dienststelle die Akten, Vorgänge und Dokumente mit einem entsprechenden Verzeichnis zur Verfügung zu stellen.


7


7.1


7.1.1


Bei der Erstellung von papiergebundenen Dokumenten soll alterungsbeständiges Papier verwendet werden.


Jedes Dokument, das Bestandteil einer Akte werden soll, ist mit einem Akten- oder Vorgangszeichen zu versehen.


Bezieht sich ein Dokument auf mehrere Akten, so ist es zu der Akte zu nehmen, zu der es nach seinem Hauptinhalt gehört. In die anderen Akten ist lediglich ein Hinweis aufzunehmen.


Weglegesachen sind nicht zu den Akten zu nehmen und nicht mit Akten oder Vorgangszeichen zu versehen, sondern in gesonderten Weglegeakten jahresweise abzulegen.


Die Dokumente sind grundsätzlich in zeitlicher Folge buchmäßig in die Akten zu ordnen (Behördenheftung). Eine vorgangsweise Ablage (zeitlich, numerisch oder alphabetisch) ist zulässig.


7.1.2


Papiergebundene Akten sind mit einem Aktenvorblatt (Anlage 2) zu versehen.


Die Akten sind nur für den dienstlichen Gebrauch bestimmt.


Dokumente und Vorgänge sind nur in Ausnahmefällen (z. B. falsche Zuordnung) aus den Akten zu entfernen.


Die Herausnahme von Dokumenten aus einer Akte oder einem Vorgang zur Weiterleitung in den Geschäftsgang ist gestattet. Es ist ein entsprechender Verweis in der Akte/dem Vorgang anzubringen.


Der Verbleib aller Akten oder Vorgänge ist zu dokumentieren.


7.1.3


Die Registratur hat die Einhaltung verfügter Fristen zu überwachen und die rechtzeitige Wiedervorlage der Dokumente, Vorgänge und Akten zu veranlassen.


Eine von der Akte getrennte Aufbewahrung von Dokumenten und Vorgängen zur Wiedervorlage ist - insbesondere bei längeren Fristen - zu vermeiden.


7.2


7.2.1


Bei der Erstellung von elektronischen Dokumenten ist ein gängiges und zukunftsfähiges Dateiformat zur Speicherung zu verwenden.


Zu jedem Dokument, das Bestandteil einer Akte werden soll, sind die Mindestmetadaten zu vermerken. Diese ergeben sich aus Anlage 3a.


Bezieht sich ein Dokument auf mehrere Akten, so ist es zu der Akte zu nehmen, zu der es nach seinem Hauptinhalt gehört. In die anderen Akten ist, soweit möglich, ein Hinweis aufzunehmen oder eine Kopie oder eine Verlinkung abzulegen.


Weglegesachen sind in gesonderten Weglegeakten jahresweise abzulegen.


Einer gesonderten Ordnung der Dokumente innerhalb der elektronischen Akte bedarf es nicht, sofern sich die Akteninhalte ohne größeren Aufwand durch den Nutzer sortieren oder filtern lassen. Ist dies nicht möglich, sind die Dokumente in zeitlicher Folge in die Akten zu ordnen. Eine vorgangsweise Ablage ist zulässig.


7.2.2


Zu elektronischen Akten sind die Mindestmetadaten (vgl. Anlage 3b) zu erfassen.
Die Akten sind nur für den dienstlichen Gebrauch bestimmt.


Dokumente und Vorgänge sind nur in Ausnahmefällen (z. B. falsche Zuordnung) aus den Akten zu entfernen.


Die Herausnahme von Dokumenten aus einer Akte oder einem Vorgang zur Weiterleitung in den Geschäftsgang ist gestattet. Es ist ein entsprechender Verweis in der Akte/dem Vorgang anzubringen.


Der Verbleib aller Akten oder Vorgänge ist zu dokumentieren.


Für die aktuelle Bearbeitung nicht mehr benötigte Akten sind in den Referatsarbeitskorb zu überführen.




7.2.3


Die Einhaltung verfügter Fristen und die rechtzeitige Wiedervorlage der Vorgänge und Akten sind programmtechnisch sicherzustellen.


Eine von der Akte getrennte Aufbewahrung von Dokumenten und Vorgängen zur Wiedervorlage ist - insbesondere bei längeren Fristen - zu vermeiden.


8


8.1


Akten, die für den Geschäftsbetrieb voraussichtlich nicht mehr benötigt werden, sind als Altakten der Altregistratur zuzuführen. Zu diesem Zweck sind die Aktenbestände in regelmäßigen Abständen zu überprüfen.


In der Altregistratur werden die Akten in der gleichen Ordnung wie in der lebenden Schriftgutablage aufbewahrt und verwaltet, bis ihre Aussonderung eingeleitet werden kann.


Aus Altakten dürfen keine einzelnen Dokumente oder Vorgänge entfernt werden.


Registratur und Altregistratur sollen räumlich voneinander getrennt sein. In beiden sollte besonders auf sachgerechte Lagerung in verschließbaren, sauberen, abgedunkelten, trockenen Räumen mit konstantem Klima geachtet werden, damit die Unterlagen bis zum Ablauf der längsten Aufbewahrungsfrist ungefährdet und jederzeit lesbar vorgehalten werden können.


8.2


Sofern auf eine nicht geschlossene Akte oder einen nicht zur Akte verfügten Vorgang innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren nicht schreibend zugegriffen wurde, erfolgt eine automatische Wiedervorlage an die federführende Organisationseinheit zur Prüfung, ob die Akte geschlossen oder der Vorgang zdA verfügt werden kann.


Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in einem nicht mehr veränderbaren Format. Die Dokumente, die nicht bereits in diesen Dateiformaten gespeichert sind, werden umgewandelt.


In der Altregistratur werden die Akten in der gleichen Ordnung wie in der lebenden Schriftgutablage aufbewahrt und verwaltet, bis ihre Aussonderung eingeleitet werden kann. In möglichst jährlichen Abständen werden Abfragen aus dem System erstellt, welche Akten in die elektronische Altregistratur überführt wurden, um bei Hybridakten auch den Papierteil in die Altregistratur zu übernehmen.


Aus Altakten dürfen keine einzelnen Dokumente oder Vorgänge entfernt werden.
Akten, die anhand ihrer Bezeichnung als „persönliche Akten“ gekennzeichnet sind, werden nicht in die Altregistratur überführt.


Eine Akte kann aus dem Status der Altregistratur wieder in einen laufenden Status zurückgeholt werden. Die bisher gespeicherten Dokumente verbleiben im gewandelten Format. Die letzte Version wird in der Altregistratur im Originalformat vorgehalten, um eine gegebenenfalls notwendige Reaktivierung zu erleichtern. Die Aufbewahrungsfrist oder Überführungsfrist in die Altregistratur beginnt nach der Bearbeitung wieder neu.


9


9.1
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit zdA-Verfügung.


9.2
Sofern keine spezialgesetzlichen Regelungen bestehen, richten sich die Aufbewahrungsfristen nach der Festlegung im Katalog der Aufbewahrungsfristen (Anlage 6).


9.3
Jedes Ministerium und die Staatskanzlei soll einen Fristenkatalog als Bestandteil seiner Dienstanweisung erstellen, in dem spezialgesetzliche Aufbewahrungsfristen mit der dazugehörigen Grundlage aufgelistet werden. Dabei ist zu beachten, dass gemäß § 6 Absatz 1 Satz 2 des Landesarchivgesetzes (LArchivG) alle Akten und Vorgänge 30 Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten sind, soweit nicht Rechtsvorschriften andere Fristen bestimmen.


9.4
Die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten und Vorgängen, die wegen ihrer Beschaffenheit getrennt von den Akten aufbewahrt werden, richtet sich nach den Aufbewahrungsfristen der Akten, zu denen sie gehören.


9.5
Die Aufbewahrungsdauer für die einzelne Akte richtet sich nach den zu ihr gehörenden Dokumenten und Vorgängen mit der längsten Aufbewahrungsfrist.


10


Im Bereich der elektronischen Akte wird die Abgabe an das Staatliche Archiv des Landes im Altregistratur- und Aussonderungskonzept geregelt.


10.
Die Landesbehörden haben alle Akten und Vorgänge, die für den Geschäftsbetrieb entbehrlich geworden und deren gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, fortlaufend auszusondern und dem Staatlichen Archiv anzubieten.


10.2
Im Allgemeinen sind die Altregistraturen in Zeiträumen von weniger als fünf Jahren, spätestens jedoch alle zehn Jahre auf Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, durchzusehen. Mit der Aussonderung dieser Akten ist unmittelbar zu beginnen (siehe Nummer 2.19).


10.3
Grundsätzlich sind alle Akten und Vorgänge, die zur Aufgabenerfüllung der Behörden nicht mehr benötigt werden, auszusondern und dem Staatlichen Archiv anzubieten, wenn sie:


-
vor dem 3. Oktober 1990 geschlossen wurden,


-
bei aufgelösten Behörden entstanden sind und nicht in eine aufnehmende Behörde überführt werden,


-
aufgelöste Aufgabenbereiche noch bestehender Behörden betreffen,


-
nach Ablauf der in den Fristenkatalogen festgelegten Aufbewahrungsfristen entbehrlich geworden sind oder


-
ihre Entstehung 30 Jahre zurückliegt und Rechts- und Verwaltungsvorschriften nichts anderes vorschreiben.


10.4
Über die auszusondernden Papierakten ist ein Aussonderungsverzeichnis nach dem in der Anlage 4a aufgeführten Muster zu erstellen. Dieses Aussonderungsverzeichnis ist dem Staatlichen Archiv in Papierform oder, nach Abstimmung, in elektronischer Form zu übersenden. Dem Staatlichen Archiv ist der Umfang der auszusondernden Akten in laufenden Metern und Akteneinheiten mitzuteilen.


10.5
Alle Akten, die ab dem Zeitpunkt der Erklärung der elektronischen Akte zur führenden Akte entstanden sind, werden dem Staatlichen Archiv in elektronischer Form zur Bewertung angeboten. Das Aussonderungsverzeichnis wird nach dem Muster der Anlage 4b ausgefüllt.


10.6
Werden im Aussonderungsverzeichnis nicht gängige Abkürzungen verwendet, ist ein Abkürzungsverzeichnis beizufügen.


10.7
Herkömmliche und elektronische Akten und Vorgänge sind in getrennten Aussonderungsverzeichnissen anzubieten.


10.8
Das Staatliche Archiv wählt anhand der Aussonderungsverzeichnisse oder nötigenfalls durch Prüfung an Ort und Stelle die archivwürdigen Akten und Vorgänge aus. Dazu ist den Archivmitarbeitern Zugang zu den und Einsicht in die Akten zu gewähren. Bei führenden elektronischen Akten erhält das Staatliche Archiv den lesenden Zugriff auf diese Akten. Sofern es sich um hybride Akten handelt, werden die nicht digitalisierten Aktenbestandteile dem Archiv bei Bedarf zur Einsicht an Ort und Stelle zur Verfügung gestellt.


10.9
Bei Papierakten erhält die Behörde vom Staatlichen Archiv ein Exemplar des bewerteten Aussonderungsverzeichnisses, aus dem sie das Abgabeverzeichnis (Anlage 5) für die vom Staatlichen Archiv mit „A“ (archivwürdig) gekennzeichneten Akten erstellt.


10.10
Bei elektronischen Akten erfolgt die Bewertung durch das Staatliche Archiv in den elektronischen Aussonderungsverzeichnissen. Die Bewertungen werden in das DMS der abgebenden Behörde übernommen.


10.11
Die archivwürdigen, an das Staatliche Archiv abzugebenden papiergebundenen Akten sollen von Schmutz, Kunststoff-Folien, Metall und Plastikteilen befreit werden.


10.12
Archivwürdige elektronische Akten werden um die nicht digitalisierten Aktenbestandteile ergänzt. Diese sind wie vorstehend beschrieben aufzubereiten.


10.13
Die abzugebenden Akten und Vorgänge sind entsprechend den Vorgaben des Staatlichen Archivs für den Transport aufzubereiten. Die Kosten hierfür und für den Transport zum Staatlichen Archiv trägt die abgebende Behörde. Weitere Einzelheiten der Abgabe (z. B. Abgabezeitpunkt) sind zwischen der abgebenden Behörde und dem Staatlichen Archiv zu vereinbaren.


10.14
Die Übermittlungsform elektronischer Akten erfolgt in einem zukunftsfähigen Format, um eine dauerhafte Überlieferung zu gewährleisten. Digitale Signaturen, Codes oder Verschlüsselungen sind vor ihrer Abgabe durch die abgebende Stelle so aufzulösen, dass Herkunft, Verfasser, Erstellungsdatum und Inhalt klar erkennbar werden. Die abgebende Behörde bestätigt die Authentizität und Integrität dieser Akten bei der Abgabe an das Staatliche Archiv. Die Art der Formatierung richtet sich nach dem Stand des technischen Fortschritts (z. B. ISO-Zertifizierung bei pdf-A-Formaten) zum Zeitpunkt der Überführung der Dokumente in die Altregistratur und wird jährlich durch das Staatliche Archiv festgelegt. Eine rückwirkende Umformatierung erfolgt grundsätzlich nicht. Die technische Umstellung auf andere Datenformate zur Archivierung erfolgt bei erforderlichen Systemanpassungen.


10.15
Die abgebende Behörde ist berechtigt, die abgegebenen Akten und Vorgänge beim Staatlichen Archiv einzusehen und zu benutzen (§ 10 Absatz 2 LArchivG). Die geltende Benutzungsverordnung des Staatlichen Archivs ist dabei zu beachten.


10.16
Die Ressorts leiten dem Staatlichen Archiv nach jeder Änderung Geschäftsverteilungspläne und Organigramme in der neuen Fassung zu. Satz 1 gilt entsprechend für Aktenrahmenpläne der Ressorts, die von der Anlage 1 abweichen, sowie für die verbindlich festgelegten Zeichenfolgen zur Aktenzeichenbildung.


10.17
Das Staatliche Archiv bewertet die Aktenrahmenpläne auf Aktenplaneinträge, die ohne Anbietung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden können.


11


Ausschließlich die vom Staatlichen Archiv für nicht archivwürdig befundenen Unterlagen und Weglegesachen sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu vernichten. Über die ordnungsgemäße Vernichtung ist ein Nachweis zu führen. Bei Weglegesachen erfolgt die Nachweisführung nur, wenn sie bereits in Verzeichnissen (z. B. Posteingangsbuch) erfasst sind.


Vernichtung bedeutet die endgültige Löschung der Akten, Vorgänge und der darin enthaltenen Dokumente. Die Metadaten der gelöschten Akten werden in entsprechenden Löschprotokollen erfasst.


Bei der Vernichtung von Schriftgut sind die Hinweise des Landesbeauftragten für den Datenschutz Mecklenburg-Vorpommern („Datenschutzgerechte Vernichtung von Schriftgut mit personenbezogenen Daten“) zu beachten.


12


Ersatzverfilmungen oder -digitalisierungen sind mit dem Staatlichen Archiv abzusprechen, um die archivischen Qualitätsstandards sicherzustellen.


13


Bei der Einführung IT-gestützter Systeme ist das Staatliche Archiv zu beteiligen, um die Archivierung elektronisch gespeicherter Informationen sicherstellen zu können. Die IT-gestützten Systeme müssen die Grundsätze herkömmlicher Schriftgutverwaltung gewährleisten und über ein Aussonderungsmodul verfügen.


Elektronische Unterlagen bedürfen laufender Pflege, damit sie jederzeit, den Zeitpunkt der Übergabe an das Staatliche Archiv eingeschlossen, inhaltlich unverändert lesbar bleiben und benutzt werden können.


14


14.1
Bestehende Dokumente, Vorgänge und Akten werden nur dann nachträglich den Bestimmungen dieser Aktenordnung angepasst, wenn dies aus Sach- oder Rechtsgründen erforderlich ist.


14.2
Diese Bekanntmachung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Bekanntmachung über die Aktenordnung für die Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern vom 2. Oktober 2009 (AmtsBl. M-V S. 782) außer Kraft.


AmtsBl. M-V 2014 S. 1212


Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Aktenrahmenplan für die Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern

Anlage 2: Aktenvorblatt Muster

Anlage 3a: Mindestmetadaten im DMS

Anlage 3b: Mindestmetadaten im VBS

Anlage 4a: Aussonderungsverzeichnis Papierakten

Anlage 4b: Anbieteliste

Anlage 5: Abgabeverzeichnis Papierakten

Anlage 6: Katalog der Aufbewahrungsfristen

Anlage 7: Antrag auf Änderung bzw. Ergänzung des Aktenrahmenplanes